1on1ミーティングが注目される背景とは｜目的や効果、進め方、コツなどを解説！

1on1ミーティングを行う企業が増えています。1on1ミーティングには、具体的にどのような効果があるのでしょうか。この記事では、1on1ミーティングの実施について検討している企業の担当者に向けて、1on1ミーティングの目的や効果を解説します。実施方法やコツについても解説するため、ぜひ参考にしてください。

1on1ミーティングとは

そもそも1on1ミーティングとは、どのようなものなのでしょうか。ここでは、1on1ミーティングの概要を解説します。

1on1の意味

1on1とは、上司と部下が1対1で実施するミーティングです。1回あたりの時間はそれほど長くとらない場合がほとんどです。その代わり、ミーティングを定期的に何度も開催します。

1on1ミーティングと人事面談との違い

人事面談は、上司から部下に対して一方的に質問したり指示を出したりするケースが多いでしょう。一方、1on1ミーティングでは対話を重視しており、上司から部下に対してだけでなく、部下から上司に対する働きかけも可能です。

1on1ミーティングの目的

1on1ミーティングには、さまざまな目的があります。ここでは、1on1ミーティングの目的を解説します。

部下の成長を促す

1on1ミーティングを通して、部下の成長を促進できます。部下が普段の業務において直面している問題を把握できるため、状況にあわせたアドバイスやサポートが可能です。その結果、部下のスムーズな成長につなげられます。

組織力を強化する

1on1ミーティングにより部下が成長すると、組織力の強化につながります。組織としてのパフォーマンスが向上し、大きな成果も出やすくなるでしょう。業績アップも期待できます。

1on1ミーティングが注目される背景

1on1ミーティングはなぜ注目されているのでしょうか。ここでは、その背景を解説します。

VUCAの時代に対応するため

現代は「VUCAの時代」とよばれており、ビジネスを取り巻く環境が激しく変化しています。人の価値観も多様化が進み、部下によって考え方はさまざまです。そのため、個別に対話して認識を確認することの重要性が増しています。

離職防止につなげるため

人口減少に伴って人手不足が懸念されており、そのような状況では、1on1ミーティングが離職防止の方法のひとつとして期待されています。対話で部下との信頼関係を築けると、退職を思いとどまってもらえる可能性があります。

1on1ミーティングの効果

1on1ミーティングにはさまざまな効果があります。ここでは、具体的にどのような効果があるのかについて解説します。

部下との信頼関係を築ける

1on1ミーティングを実施すると、1対1の対話により信頼関係の強化につながります。相互理解が深まるため、日々の業務においてもそれまで以上に連携しやすくなるでしょう。

部下が成長するきっかけになる

1on1ミーティングでは部下の状況をくわしく確認でき、課題が生じていても上司として支援しやすくなります。部下が成長しやすい環境を提供できるようになり、仕事に対するモチベーションもアップさせられるでしょう。

1on1ミーティングの進め方

ここでは、1on1ミーティングをどのように進めればいいのか具体的に解説します。

実施する目的を伝える

1on1ミーティングを実施するときは、あらかじめ部下に目的を伝えておきましょう。目的がわからないままミーティングを行うと、部下がネガティブなイメージを持つおそれがあります。目的をはっきりさせ、部下が積極的に意見を言える状況を準備しましょう。

場所と時間を決める

1on1ミーティングでは部下と上司が直接対話する必要があるため、実施する場所と時間を決める必要があります。双方のスケジュールを調整したうえで、適切な場所と時間を設定しましょう。

部下に質問したい内容を決める

1on1ミーティングを実施すると決めたら、事前に質問する内容を決めておくとスムーズです。たとえば、仕事の進捗状況や現場の人間関係などについて質問するケースが多いです。状況に応じ、今後のキャリアの希望についても確認しましょう。

記録を付ける

1on1ミーティングを行ったら、必ず記録を付けてください。記録を付けないと後からどのような内容を話したのか思い出せなくなる可能性があります。1on1ミーティングを実施するたびに記録を付ける習慣をもちましょう。

フィードバックをする

1on1ミーティングでは、部下にフィードバックすることも重要です。単に話を聞くだけでなく、部下の意見に対して上司としての見解を伝えましょう。

継続して実施する

1on1ミーティングは1回で終わらせるのではなく、何度も継続して実施することが大切です。定期的に対話すると、部下とのコミュニケーションの増加にもつながります。その結果、1on1ミーティングの効果もより実感しやすくなるでしょう。

1on1ミーティングを成功させるコツ

1on1ミーティングを成功させるには、コツを押さえておく必要があります。ここでは、1on1ミーティングを成功させるコツを解説します。

コミュニケーション・スキルを身につける

1on1ミーティングをスムーズに進めるには、コミュニケーション・スキルが必要です。具体的には、コーチング・スキルやフィードバック・スキルを身につけるといいでしょう。このようなスキルがあれば、1on1ミーティングの効果をより高められます。

部下の普段の様子や性格を把握する

1on1ミーティングを実施するうえで、普段から部下の様子や性格を把握することも大切です。普段の様子や性格をチェックしていれば、1on1ミーティングにおいても対話しやすくなります。

1on1ミーティングの注意点

1on1ミーティングを実施するときは、気をつけたいこともあります。ここでは、具体的な注意点を解説します。

上司が一方的に話さないようにする

1on1ミーティングはあくまでも対話する場であるため、上司から一方的に話さないように気をつけましょう。上司だけが意見を伝えるのではなく、部下も話しやすい状況を作る必要があります。それにより信頼関係を築いてください。

無駄な時間にならないようにする

1on1ミーティングは、単に雑談したり進捗状況を報告したりするだけでは意味がありません。目的をきちんと理解したうえで必要な対話を行い、無駄な時間にならないよう注意する必要があります。

1on1ミーティングでの質問や話題の例

1on1ミーティングでは、具体的に何を話せば良いのでしょうか。ここでは、質問や話題の例について解説します。

普段の業務について

1on1ミーティングでは、部下の普段の業務について質問しましょう。困っていることや悩みがないか確認し、何か課題があればくわしく聞き取って対策を一緒に考えることが大切です。

体調やメンタル面について

1on1ミーティングにおいては、ほかの人がいると聞きにくい体調やメンタル面などについても確認しましょう。職場の人間関係に悩んでいたり、業務において過度なストレスを抱えたりしていないかチェックしてください。体調が万全で業務に支障がないかについても把握しましょう。

プライベートなことについて

相互理解を深めるためには、プライベートに関する質問をするのもひとつの方法です。プライベートな話題で盛り上がれば、部下とのコミュニケーションを深めるきっかけになります。

今後のキャリアについて

1on1ミーティングでは日常的な内容だけでなく、今後のキャリアについても確認しましょう。部下が自分のキャリアについてどのような考えをもっているか質問してください。具体的なイメージがなくても、上司からの質問がきっかけとなってキャリアについて考えるようになる可能性があります。

1on1ミーティングにツールを活用するには？

1on1ミーティングにはツールも活用できます。ここでは、ツールをどのように活用できるのか解説します。

スケジュール管理

1on1ミーティングを実施する日時について上司と部下がスケジュールをあわせるためには、ツールを使用するとスムーズです。ツールにお互いの予定を登録し、都合があう日時を把握しましょう。

コンディション管理

1on1ミーティングで話した内容をツールで管理すれば、コンディション管理ができます。アンケートやコンディション診断なども実施すれば、部下のコンディションをよりはっきりと可視化できるでしょう。

目標・評価管理

ツールで目標や評価を数値化して管理すると、部下の状況がよりみえやすくなります。ツールで管理している情報をもとにすれば、実態に即した適切なフィードバックができるでしょう。

1on1ミーティングの導入事例

1on1ミーティングはさまざまな企業が導入しています。ここでは、具体的な導入事例を解説します。

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社では、1on1ミーティングを「ザツダン」とよんでいます。名前のとおり、何でも自由に話せる時間として1on1ミーティングを行っています。この取り組みにより社員が仕事の悩みを共有しやすくなり、人間関係もさらに円滑になりました。

クックパッド株式会社

クックパッド株式会社では、定期個人面談という扱いで1on1ミーティングを実施しています。もともと個人で対応する業務が多いものの、1on1ミーティングを実施してからはメンバー同士のつながりや信頼関係を強化できました。その結果、チーム内に活気が出て、よりスムーズに業務をこなしやすい雰囲気になったとのことです。

ヤフー株式会社

ヤフー株式会社では、2012年から1on1ミーティングを導入しました。部下と上司の相互理解を深め、部下のモチベーションや才能を引き出すことが大きな目的とされています。現場で自主的に1on1ミーティングを運用できるよう、企業としてサポートに力を入れています。1on1ミーティングの導入後は、コミュニケーションがさらに促進されました。

グリー株式会社

グリー株式会社は、2014年から1on1ミーティングを導入しています。社員に対するアンケートの結果によると、社員の7割は1on1ミーティングの実施について満足しているようです。1on1ミーティングを実施するようになってから部下と上司の信頼関係が強化されました。相互理解も深まり、より働きやすい環境が整っています。

まとめ

1on1ミーティングにはさまざまな効果があり、すでに多くの企業が導入しています。目的や進め方を理解して1on1ミーティングを取り入れれば、信頼関係の強化や部下の成長につなげられるでしょう。

フランクリン・コヴィー・ジャパンでは、定期的に1on1を行うことで、チーム・メンバーの課題に対する理解を深め、彼らが自ら課題を解決できるようサポートし、エンゲージメントを高めるマインドとスキルを身に着けるための新任マネージャー育成プログラム「チームリーダーのための6つの実践プラクティス」を提供しています。