人材育成の観点から、多くの企業で上司から部下へのフィードバックが行われています。適切なフィードバックができれば、企業全体のスキルアップや業績向上に繋がることが期待できます。
ただし、フィードバックは伝え方によってはモチベーションの低下につながることもあるので注意が必要です。この記事では、マネジメント層や部署の担当者に向けて、フィードバックの概要と具体的な方法を解説します。
目次
そもそもフィードバックとは？
フィードバックとは、部下の業務上の行動や成果物に対して上司が評価を行い、改善すべき点などを直接または文章などで伝える行動のことです。
フィードバックは、基本的に上司と部下などの間柄で1対1の状況で行われます。もともとは制御工学の分野から生まれた言葉で、目標に近づけるためのズレを修正する制御方法のことを指していました。
フィードバックは、相手の行動を一方的に責めたり叱ったりするのではなく、どうすれば良い結果になるのかを伝えることが重要です。
フィードバックをする目的と効果
フィードバックには、具体的にどのような目的や効果があるのでしょうか。以下で詳しく解説します。
モチベーションの向上
フィードバックは、相手のモチベーション向上が期待できます。的確なフィードバックは、部下自身の業務に対する自信に繋がります。また、評価されることで自分を肯定し、前向きな気持ちになれるのも期待される効果のひとつです。
フィードバックがない職場では、部下が「放置されている」という感情を抱きやすく、モチベーションの維持が難しいため、なかなか成長に繋がりません。フィードバックは、そのような課題を解決するために役立てることができます。
スキルアップ
フィードバックにより、従業員のスキルアップが実現するケースも少なくありません。部下の成長にはスキルアップが必要不可欠ですが、部下ひとりで業務に必要なスキルを身につけていくのは困難です。
このような場合、ポイントを押さえたフィードバックを行うことで、自分に足りないスキルが何かを部下自身に気づいてもらいやすくなります。具体的なアドバイスは、スキルアップのために部下自身が行動できる可能性が高いです。
目標の達成
的確なフィードバックは部下の行動を変えられます。部下の行動のズレを修正することで、目標達成に向けて取り組めるようになります。
チーム全体の目標達成には、従業員全員が目標達成に向けて取り組むことが欠かせません。そのため、部下へ定期的に的確なフィードバックを行うことが必要です。
信頼感が高まる
部下が上司からフィードバックをもらい、その結果として成長を実感できると、上司への信頼感が高まります。ただし、一方的なフィードバックでは信頼感が高まらず、逆に不満につながるケースもあるため対話によるコミュニケーションが重要です。
また、自身のスキルアップにより企業への貢献を実感でき、自社に対する愛着や思い入れ（エンゲージメント）の高まりも期待できます。
フィードバックが重要視される背景
フィードバックは、さまざまな効果が期待できるとして多くの企業で重要視されています。そこで、フィードバックに注目が集まっている背景について解説します。
社内のコミュニケーション不足
企業の管理職は、業務の幅が拡大することで部下とのコミュニケーションをとる時間が少なくなってしまいがちです。上司と部下のコミュニケーション不足は、ミスが発生しやすくなるほか、部下のモチベーションが低下するリスクもあります。適切なフィードバックをするためには、コミュニケーションの機会を増やし、お互いを理解することが大切です。
価値観や考え方の多様化
昔は企業の価値観や考え方に従業員が合わせるのが一般的でした。しかし現代では、価値観が多様化し、従業員ごとの価値観や考え方を企業が受け入れる必要があります。そのため、異なる価値観を理解したうえで、目標達成に向けた行動を促すことが必要です。定期的なフィードバックにより、相手の価値観や考え方を知ることができます。
人材の多様化
経験が浅く、指導するスキルの低い若手の管理職が増えている現状があります。終身雇用や年齢に応じた昇進などの雇用形態が減り、非正規雇用者や外国人労働者などの雇用が進んでいることも要因です。人材が多様化するなかで組織の一体化を進めるためには、フィードバックを利用して人材育成を効率的に行う必要があります。
フィードバックの種類
企業の人材育成に欠かせないフィードバックですが、どのように進められているのでしょうか。まずはフィードバックの種類を解説します。
ポジティブ・フィードバック
相手の行動に対し、肯定的な言葉でフィードバックする方法です。特に自信を持ってもらいたい場合や、努力を認めてあげたい場合に行います。
部下の良い所を肯定することで「見てもらえていない」という不満を解消し、自己肯定感を高められます。業務に対するモチベーションアップも期待できるのが特徴です。
ネガティブ・フィードバック
相手の行動を見て悪い点を指摘し、改善をサポートする方法です。部下にストレスを与える可能性があるため、伝え方や言葉選びは気をつける必要があります。
ネガティブ・フィードバックで効果が見られた後は、ポジティブ・フィードバックでモチベーションアップに繋げるのも有効な方法です。
フィードバックの具体的な手法
2種類あるフィードバックの方法を、具体的にどのように行っていくのか、主な手法を5つ紹介します。
SBI型
SBI（Situation Behavior Impact）型は、フィードバックをS（Situation：状況）、B（Behavior：行動）、I（Impact：影響）の順に行う方法です。具体的に順を追って伝えられるため説得力があり、フィードバックする相手が理解しやすくなります。ポジティブ・フィードバック、ネガティブ・フィードバックのどちらでも使えるのも便利です。
KPT型
KPT（Keep/Problem/Try）型は、Keep（継続するべきこと）、Problem（問題点）、Try（試してほしいこと）を順番にフィードバックする方法です。シンプルで取り入れやすい方法であり、高い効果も期待できます。部下とのコミュニケーションに取り入れることで、自発的な行動変容を促せるのも特徴です。
FEED型
FEED（Fact/Example/Effect/Different）型は、Fact（相手の行動）、Example（指摘の理由）、Effect（その行動が与える影響）、Different（代替または改善策）の順番でフィードバックする方法です。相手の行動から改善策まで、順を追ってフィードバックできるため行動変容を促せます。伝え方が重要なネガティブ・フィードバックでよく活用されています。
サンドイッチ型
ネガティブ・フィードバックをポジティブ・フィードバックで挟む手法です。ネガティブ・フィードバックでも、モチベーションを維持しながら実行できます。シンプルな手法なので、日常的なコミュニケーションのなかで活用できる手法です。
ペンドルトン・ルール型
会話により部下自身に解決策を導き出してもらう手法です。フィードバックの対象となる行動について良い点を伝え、そこからより良くするための改善案を考えてもらいます。時間をかけてコミュニケーションをとりながら進めることが重要です。自分で考えて導き出すことで、フィードバックへの納得感が生まれ、モチベーションの向上も期待できます。
フィードバックに役立つ5つのコツ
ここでは、フィードバックの効果を出すためのコツを5つ解説します。
目標との関連性を重視する
フィードバックの効果を高めるには、目標が明確であることが大切です。目標を設定し、目標との関連性を重視することで達成に向けた必要な行動が明確になります。そのためには、目標と現状のギャップを部下自身に気づかせ、改善策を見つけてもらうことが大切です。
具体的な内容を話す
フィードバックでは具体的な内容を話すことが大切です。抽象的なフィードバックは相手に伝わりにくいため、効果が半減します。指摘は具体的であるほど部下はイメージしやすく、行動に移しやすくなります。どのような行動が良かったのか、どうすればより良くなるのかを具体的に伝えましょう。
鮮度を大切にする
フィードバックは、鮮度も大事です。行動から時間が経つほど記憶が薄れてしまい、効果的なフィードバックになりません。記憶が鮮明に残っているうちにフィードバックができれば、行動を思い返しながら理解ができ、改善策に納得して行動に移せます。普段から部下とコミュニケーションをとり、常にフィードバックできる状態を作っておきましょう。
実現できる内容にする
フィードバックは実現できなければ意味がありません。非現実的なフィードバックでは部下が困惑するほか、説得力がなくなってしまいます。実現可能性が高いフィードバックのほうが行動に移しやすく、効果も出やすくなります。フィードバックでは、部下の経験やスキルなどを見極めてレベルに合ったアドバイスが大事です。
客観的な判断を伝える
フィードバックは客観的に行うのが基本です。上司の主観的な判断でフィードバックをすると、部下自身の否定に繋がるケースもあります。また、お互いの信頼関係を失うリスクもあるので注意が必要です。たとえば、仕事の遅い部下に「仕事が遅い」と指摘するのではなく「どうすれば早くなるのか」というアドバイスも踏まえて伝えましょう。
フィードバックを行う際の注意点
フィードバックは、部下のモチベーションに大きく影響する場合があります。そのため、下記の2点については注意が必要です。
高圧的にならない
フィードバックは、部下に緊張感や精神的な負荷を与えるケースもあるため、伝えるタイミングや態度、言葉遣いには配慮しなければなりません。どのような内容であっても、高圧的な態度で「叱る」のではなく「正しく指摘する」ことが大切です。
普段から良好な信頼関係を構築する
フィードバックは、上司と部下の間に信頼関係がなければ的確に伝わりにくいのも課題となっています。信頼できる上司からのフィードバックであれば、部下のモチベーションも高い状態に保てます。普段から良好な関係性を保つ努力をしておくことが重要です。
まとめ
適切に伝えられたフィードバックは、リーダーがチームメンバーの行動に影響を与える上で最も強力なツールの1つです。それは、期待を明確にし、彼ら自身の行動の影響を洞察し、何を増やし、何を減らすべきかについて明確な指示を与えることになるからです。また、チームメンバーに対して、あなたが注意を払っていること、彼らの努力を認めていること、彼らの進歩や成長を気にかけていることを示すことで、大きなモチベーションを与えることができます。
企業にとって重要な人材育成のために役立つ「フィードバック」ですが、やり方次第では逆効果にもなりかねません。しっかりと目的や役割を意識し、効果的に実行することが重要です。
以下のガイドブックは適切なフィードバックを行う上でのポイントや注意すべき点がまとめられています。
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